Cara Membuat PivotTable Excel untuk Laporan
Gunakan PivotTable untuk merangkum tabel panjang berdasarkan kategori, periode, atau produk, lalu periksa ulang jenis perhitungan dan sumber datanya.
PivotTable Excel berguna ketika kamu perlu menjawab pertanyaan dari banyak baris data tanpa membuat rumus untuk setiap kelompok. Misalnya, berapa total penjualan per bulan, kategori mana yang paling sering muncul, atau bagaimana jumlah respons berubah antarwilayah. PivotTable menyusun ringkasan; ia tidak memperbaiki data sumber yang berantakan.
Siapkan tabel sumber
Gunakan satu baris header dengan nama kolom yang berbeda dan satu baris untuk setiap catatan. Jangan sisipkan subtotal manual di antara baris data. Format rentang sebagai Excel Table agar penambahan baris lebih mudah dikenali saat laporan diperbarui. Untuk laporan transaksi, kolom seperti tanggal, produk, kategori, jumlah, dan nilai dapat menjadi dasar ringkasan.
Susun bidang menjadi pertanyaan
Pilih sebuah sel dalam tabel, lalu gunakan Insert > PivotTable. Pilih lokasi laporan, kemudian seret bidang kategori ke Rows, periode ke Columns bila perbandingan waktu diperlukan, dan nilai ke Values. Gunakan Filters untuk mempersempit laporan. Mulai dengan pertanyaan sederhana; terlalu banyak kategori membuat ringkasan sulit dibaca.
Periksa apa yang dihitung pada bagian Values. Kolom angka sering diringkas dengan Sum, sedangkan teks atau data dengan nilai kosong bisa diringkas sebagai Count. Jika kamu bermaksud menjumlahkan nilai transaksi tetapi hasilnya menghitung baris, cek format dan isi kolom sumber. Pastikan juga satuan tetap sama sebelum menjumlahkan angka.
Perbarui dan verifikasi hasil
Setelah data sumber berubah, gunakan Refresh pada PivotTable. Cocokkan total keseluruhan dengan jumlah di data mentah dan periksa satu atau dua kategori secara manual. Filter dapat menyembunyikan baris yang memang tidak masuk laporan, jadi catat filter yang aktif sebelum menyalin angka ke dokumen lain.
Untuk menampilkan pola secara visual, kamu bisa menambahkan PivotChart. Grafik tersebut terhubung dengan ringkasan dan dapat memperlihatkan perbandingan atau tren. Beri judul yang menjawab pertanyaan, tulis periode, dan jangan menyembunyikan kategori yang mengubah kesimpulan.
Panduan ini cocok untuk laporan kelas, stok, dan rekap kerja sederhana. Untuk kebutuhan tersebut, lihat software Office di katalog, lalu pelajari juga cara merapikan data Excel. Selalu simpan file kerja sebelum mengubah tata letak PivotTable.